Suggerimenti per condurre una conferenza telefonica

 1.

Valgono le stesse regole dei riunioni normali: stabilire il giorno, l'orario ed i partecipanti della audioconferenza. Si potrebbe anche prendere in considerazione alcuni dei seguenti elementi: 1. Dove si trovano i partecipanti: nei loro uffici? C'è un certo numero di partecipanti insieme in una sala conferenza? Oppure sono in un viaggio di lavoro? Questo potrebbe determinare la scelta del provider. Se fai le conferenze telefoniche con talkyoo, sarai sempre raggiungibile anche dall'estero. E quando chiami da un cellulare, i costi non sfonderanno il tuo budget.

 2.

Ricordati di tenere presente i vari fusi orari se fai delle audioconferenze con partecipanti all'estero. Qual è l'orario migliore per una conferenza telefonica? Che ore sono nelle varie località?

 3.

Subito dopo avere ricevuto il codice della sala da talkyoo (devi solo mandare una email a r-rauls@talkyoo.net), puoi fare uso dell'invito

 4.

È consigliabile durante la conferenza telefonica di spegnere tutti i possibili rumori di sottofondo, particolarmente se vengono adoperati telefoni cellulari. I partecipanti dovrebbero trovarsi in un ambiente silenzioso mentre chiamano dato che rumori di sottofondo potrebbero disturbare la audioconferenza.

 5.

Il conduttore della conferenza telefonica dovrebbe mediare, presentarsi a tutti i partecipanti e dare il benvenuto a ciascuno, citando il suo nome.

 6.

Ogni nuovo partecipante dovrebbe presentarsi, citando il suo nome.

 7.

I partecipanti di una conferenza telefonica sono invisibili e quindi è importante che siano identificabili. In conferenze particolarmente grandi, una possibilità potrebbe essere per ogni partecipante di citare il proprio nome prima di contribuire. Inoltre, cita sempre il tuo nome prima di parlare.

 8.

Evitare di parlare tutti insieme. Richiedere sempre la parola oppure chiedere autorizzazione.